1.GİRİŞ

ORSER, bir kontrol ve sertifikasyon şirketi olup, kontrol ve sertifikasyon programı; ürünlerin istenen standartlarda ve ilgili mevzuatlar kapsamında kontrollerinin yapılması ve sertifikalandırılması şeklinde düzenlenmiştir. Söz konusu uygulama prensipleri, 848/2018 sayılı Avrupa Birliği Organik tarım mevzuatı ve bağlı yönetmeliklerde tanımlanan hükümleri ile ORSER’ in politikalarına uyumludur. Şirket, çalışmalarını ve belgelendirme işlemlerini de, ilgili yasal mevzuatlara uygun olarak gerçekleştirir.

1.INTRODUCTION

ORSER is a control and certification body, and its control and certification program is structured to ensure that products are inspected and certified in accordance with the required standards and relevant regulations. The principles of this program are aligned with the provisions defined in the European Union Organic Farming Regulation (EU) 848/2018 and its related legislation, as well as ORSER's policies. The company also conducts its operations and certification procedures in compliance with the applicable legal regulations.

2.KAPSAM

Bu dokümanda, müteşebbis veya müteşebbis grubu üretim alanlarının, ürünlerinin ve işletmelerinin değerlendirilme ve belgelendirilmesinde izlenen yöntemler ve belgelendirme sürecinin tamamlanması için hem ORSER’ in, hem de müteşebbisin veya müteşebbis grubunun yapması gereken işlemler açıklanmaktadır. 848/2018 sayılı Avrupa Birliği Organik tarım mevzuatı ve bağlı yönetmeliklerde tanımlanan hükümlerine uygun faaliyette bulunan müteşebbis veya müteşebbis grubuna ait işletme ve ürünleri bağımsız bir şekilde kontrol eder ve belgelendirme işlemlerini gerçekleştirir.

2.SCOPE

This document outlines the methods used in the evaluation and certification of production areas, products, and enterprises of the operator or operator group, as well as the steps that both ORSER and the operator or operator group must take to complete the certification process. It independently controls and carries out certification procedures for enterprises and products of operators or operator groups engaged in activities in compliance with the provisions of the European Union Organic Farming Regulation (EU) 848/2018 and its related legislation.

3.GİZLİLİK ve BİLGİ ALIŞVERİŞİ

Gizlilik politikası ile müteşebbisler tarafından ORSER’ e verilen bilgilerin gizliliğinin korunması ve karşılıklı güvenin oluşturulması amaçlanmıştır. ORSER tüm çalışanlarının müteşebbis veya müteşebbis grubuna ait işletme, ürün ve girdi kontrolü için gerçekleştirilen ziyaretlerinde gördüğü bilgilerin gizliliğinin korunmasını sağlamakla sorumlu olup, sözleşme yaptığı müteşebbis veya müteşebbis grubunun yazılı izni olmadan yetkili devlet otoriteleri ve yargı organları ile kendisini akredite eden birim dışındaki kişi ya da kuruluşlara sözleşme kapsamındaki faaliyetlerle ilgili olarak hiçbir bilgi vermeyecektir.

Organik tarım kapsamında müteşebbisin ORSER ile sözleşmesini sonlandırarak başka bir kuruluşla sözleşme imzalaması durumunda AB 1698/2021 madde 10 (3) te tanımlanan şekli ile ve müteşebbisin yazılı talebi ile önceki kontrol ve sertifikasyona ait sonuçları yeni sertifika kuruluşu ile paylaşır. Müteşebbis ve/veya müteşebbisin taşeronları, farklı kontrol kuruluşları tarafından kontrol edildiğinde, AB 1698/2021 madde 10 (1-viii) te tanımlanan şekli ile kontrol kuruluşları kendi kontrolleri altındaki işlemler konusunda ilgili bilgiyi paylaşır. ORSER ürünlerin organik statüsünü etkileyen ihlal ve usulsüzlük tespit ettiğinde AB 1698/2021 madde 21 de tanımlanan şekli ile yetkili otoriteleri gecikmeden bilgilendirir.

3.CONFIDENTIALITY and INFORMATION EXCHANGE

The confidentiality policy aims to ensure the protection of the confidentiality of the information provided by operators to ORSER and to establish mutual trust. ORSER is responsible for ensuring the confidentiality of the information seen during visits to control the operator or operator group’s enterprises, products, and inputs. Without written consent from the operator or operator group, ORSER will not provide any information regarding the activities under the contract to any individuals or organizations outside of the accrediting body and authorized state authorities or judicial bodies.

In the case that the operator terminates their contract with ORSER and signs a contract with another organization, the results of the previous control and certification process will be shared with the new certification body upon the written request of the operator, as defined in Article 10(3) of EU Regulation 1698/2021. When the operator and/or their subcontractors are controlled by different control bodies, the control bodies will share relevant information about the operations under their control, as defined in Article 10(1-VIII) of EU Regulation 1698/2021. If ORSER detects any violations or irregularities affecting the organic status of the products, it will promptly inform the competent authorities as defined in Article 21 of EU Regulation 1698/2021.

4.GENEL KOŞULLAR     

• Sertifikasyon işlemlerinin başlatılması ve yürütülmesi için müteşebbis veya müteşebbis grubu AB 1698/2021 madde 10 (1) de tanımlanan şekli ile kendisinden talepte bulunulan tüm bilgi ve belgeleri sağlamalıdır.

• ORSER, düzeltici/önleyici faaliyetler de dâhil olmak üzere sertifikasyon işlemleriyle ilgili sağlanan bilgi ve belgelerin eksik olması ve olumsuzlukların bulunması halinde bu durumu müteşebbise veya müteşebbis grubuna bildirilir. 

• Müteşebbis veya müteşebbis grubu, ORSER tarafından belirlenen süre içerisinde eksikliklerin giderilmesini sağlamalıdır.  Eksikliklerin giderilememesi halinde başvuru reddedilir ve yazılı olarak gerekçesi müteşebbise bildirilir.

• Ücretler, teklifte belirlenen miktarlarda ve belirlenen zaman içerisinde ödenir. Teklifte belirtilen zamanda ödeme yapılmaması halinde sertifika belgeleri düzenlenmez. Ayrıca gerçekleştirilebilecek ek kontrol ücretlerinin ödenmemesi durumunda da düzenlenmiş ve müteşebbis veya müteşebbis grubuna ulaştırılmış sertifikalar, askıya alınır veya ORSER’ e iadesi sağlanır.

• Müteşebbis veya müteşebbis grubu, ORSER tarafından teklifte ve kontrol programında belirtilen sürelerde gerekli kontrollerin gerçekleştirilmesine imkân sağlamalıdır.

·Organik Tarım faaliyetleri kapsamında bitkisel üretim yapan müteşebbisler, en geç her yılın Ocak ayında üretim planlarını ORSER’e e-posta, posta, kargo yoluyla iletmelidir.

·Organik Tarım faaliyetleri kapsamında müteşebbisler faaliyetleri ile ilgili olarak yönetim planları, izlenebilirliği sağlayan vb. bilgi ve belgeleri kontrol süreci içerisinde ORSER’ e göndermelidir.

4.GENERAL CONDITIONS         

• In order to initiate and carry out the certification procedures, the operator or operator group must provide all the requested information and documents as defined in Article 10(1) of EU Regulation 1698/2021.

• ORSER will notify the operator or operator group if the provided information and documents related to the certification procedures are incomplete or if there are any negative findings, including corrective/preventive actions. 

• The operator or operator group must ensure that the deficiencies are addressed within the time frame specified by ORSER. If the deficiencies are not rectified, the application will be rejected, and the reason for rejection will be communicated to the operator in writing.

• Fees must be paid within the amounts and timeframes specified in the offer. If payment is not made within the specified time, the certification documents will not be issued. Furthermore, if any additional inspection fees remain unpaid, the issued certificates will be suspended or returned to ORSER.

• The operator or operator group must ensure that the required inspections are conducted within the timeframes specified by ORSER in the offer and control program.

·Operators involved in plant production under organic farming activities must submit their production plans to ORSER via email, post, or cargo by no later than January of each year.

·Operators engaged in organic farming activities must submit management plans, traceability documents, and other relevant information during the control process to ORSER.

 

5.BELGELENDİRME İÇİN KONTROL SİSTEMİNE GİRİŞ BAŞVURULARI VE SÖZLEŞME

·Müteşebbis veya müteşebbis grubu talebini Başvuru Formu ve başvuru konusu ile ilgili ekini doldurarak ORSER’ e iletir. Müteşebbis veya müteşebbis grubu tarafından ORSER başvuru formu temin edilememiş ise, ORSER müteşebbis veya müteşebbis grubuna başvuru formunu gönderir.

·ORSER tarafından, başvuru formundaki doldurulanlar dikkate alınarak fiyat teklifi sunulur, fiyat teklifinin kabulü halinde sözleşme hazırlanarak bilgi paketiyle birlikte müşteriye gönderilir. Müteşebbis veya müteşebbis grubu tarafından, sözleşme ve fiyat teklifi onaylanarak ek istenen belgelerle birlikte ORSER’ e gönderilir. (ORSER’ le çalışmakta olan ve yeni projeler için talepte bulunan mevcut müteşebbis veya müteşebbis grubuna bilgi paketi gönderilmesi zorunlu değildir.)

·Sözleşmenin ORSER yetkilileri tarafından da incelenmesi ve onaylanmasını müteakip bir nüshası ile diğer belgeler müteşebbise veya müteşebbis grubuna gönderilir.

·ORSER tarafından müteşebbis veya müteşebbis grubu için bir dosya açılır ve tüm bilgi ve belgeler veri tabanı üzerinde saklanır.

·ORSER’ in belgelendirme faaliyeti yalnızca müteşebbisin veya müteşebbis grubunun kontrolü altında bulunan ve başvuru formunda, yönetim planlarında tanımlanan yer alan ürün ve hizmetlerle ilgili işlemleri kapsamaktadır.

·Müteşebbis veya müteşebbis grubu; aynı dönemde aynı ürün için sadece bir kontrol sertifikasyon kuruluşu ile sözleşme yapar ve sözleşme devam ettiği sürece başka bir kontrol sertifikasyon kuruluşu ile sözleşme yapamaz. Müteşebbisler, aynı dönemde aynı ürün için bireysel veya grup seçeneklerinin sadece birinde organik tarım faaliyetinde bulunur. Müteşebbis tarafından üretilen aynı türdeki ürünlerin tamamı, kontrol ve sertifikasyon kapsamına alınır. Paralel üretim Avrupa Birliği yönetmeliğine (AB Yön. Kısaca) 2018/848’e göre madde Bölüm 9, 8 nolu alt başlıkta belirtilen koşullara göre belirtilen süre içinde yapılabilir.

5.APPLICATION FOR ENTRY INTO THE CERTIFICATION CONTROL SYSTEM AND CONTRACT

·The operator or operator group submits their request to ORSER by completing the Application Form along with any relevant attachments. If the operator or operator group is unable to obtain the application form from ORSER, ORSER will provide the form to the operator or operator group.

·Based on the information filled out in the application form, ORSER will provide a price quotation. If the price quotation is accepted, a contract will be prepared and sent to the client along with the information package. The operator or operator group will return the signed contract and price quotation, along with any additional requested documents, to ORSER. (It is not mandatory to send the information package to existing operators or operator groups requesting new projects with whom ORSER is already working.)

·After the contract is reviewed and approved by ORSER's authorized personnel, a copy of the contract and other documents will be sent to the operator or operator group.

·ORSER will create a file for the operator or operator group, and all information and documents will be stored in the database.

·ORSER's certification activities only cover the operations related to the products and services defined in the application form and management plans under the control of the operator or operator group.

·The operator or operator group may only sign a contract with one certification body for the same product in the same period and cannot enter into a contract with another certification body while the contract is ongoing. Operators will engage in organic farming activities for the same product in either individual or group options, but not both, in the same period. All products of the same type produced by the operator are included in the control and certification process. Parallel production may be carried out within the specified period under the conditions set out in Section 9, Subsection 8 of Article 2018/848 of the European Union Regulation (EU Regulation).

 

6. BAŞVURU BELGELERİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ İÇİN TALEP EDİLEN DOKÜMAN VE BİLGİLER

AB Organik Tarım kapsamında 1698/2021 Madde 10(1) de tanımlanan gerekliliklere ek olarak;

6.1.Bitkisel üretim projesi için

·       Türkiye sınırları içerisindeki müteşebbisler için ÇKS belgesi, kimlik fotokopisi,

·       Yurt dışındaki müteşebbisler için arazi mülkiyetini doğrulayan dokümanlar, Çiftlik yeri, üretimin gerçekleştirildiği parseller ve krokiler, üretim planları

6.2.  Doğadan toplama projesi

·       Müteşebbise ait kuruluş evrakları, kullanacağı depo vb. üretim alanlarına ilişkin tanımlamalar

·       Toplama yapılacak alanın mülkiyetinin ait olduğu makamdan toplamaya ilişkin alınan izin yazısı

·       Toplama alanında geriye doğru en az 3 yıllık dönemde kimyasal girdi kullanılmadığına ve toplama alanında yangın çıkmadığına dair resmi yazı

6.3. İşleme projesi

·       Müteşebbise ait kuruluş evrakları

·       Türkiye’deki müteşebbisler için işletme kayıt/onay belgesi

·       Yurtdışındaki müteşebbisler için çalışılan ülkedeki üretim izinlerini doğrulayan dokümanlar

6.4. Hayvancılık projeleri

·       İşletme tescil belgesi, TÜRKVET, AKS vb. işletmeyi tanımlayan ilgili dokümanlar

·       Kullanılacak ahır, ağıl, kümes, arılık vb. ait krokiler, gezinti alanları, konaklama alanları vb. tanımlanması

6.5. ithalat projeleri

·       Müteşebbise ait kuruluş evrakları

·       İthal edilmek istenen ürüne ait güncel sertifikalar, raporlar, içerik bilgileri, akış şemaları vb. dokümanlar

6. DOCUMENTS AND INFORMATION REQUIRED FOR EVALUATING APPLICATION FILES

In addition to the requirements defined in Article 10(1) of EU Regulation 1698/2021 within the scope of EU Organic Farming, the following documents and information are required for specific project types;

6.1.Plant Production Projects

·       For operators operating within Türkiye: a ÇKS (Farmers Registry System) certificate and a copy of the ID card.

·       For operators outside Türkiye: Documents verifying land ownership, farm location, parcels and maps where production is conducted, and production plans.

6.2. Wild Collection Projects

·       Founding documents of the operator, along with descriptions of storage facilities and other production areas to be used.

·       Permission letter for collection activities obtained from the authority that owns the collection area.

·       Official documents confirming that no chemical inputs were used in the collection area and that no fires occurred in the area in the last three years.

6.3. Processing Projects

·       Founding documents of the operator.

·       For operators in Türkiye: Business registration/approval certificate.

·       For operators outside Türkiye: Documents verifying production permits in the respective country.

6.4. Livestock Projects

·       Business registration certificate and related documents identifying the business, such as TÜRKVET or AKS records.

·       Maps and descriptions of barns, shelters, coops, apiaries, grazing areas, and resting areas to be used

6.5. Import Projects

·       Founding documents of the operator.

·       Up-to-date certificates, reports, ingredient information, process flow diagrams, and other related documents for the products intended for import.

7. SÖZLEŞME YAPILDIKTAN SONRA GÖNDERİLEN DÖKÜMANLAR

7.1.Bitkisel üretim

·Müteşebbis gruplarında I-FR-124 Bitkisel Üretim Grup Projesi yönetim planı ve Kontrol Formu ve raporu kullanılarak grubun taşıması gereken nitelikler, ICS sistemi zorunlulukları ve işleyişine ilişkin durumun ne şekilde yürütüldüğü müteşebbis tarafından tanımlanır.

·Grup üyeleri için; I-FR-123 Bitkisel Üretim Grup Alt Üreticileri İçin Yönetim Planı Ve Kontrol Formu doldurularak işletme bazında üreticilere ait bilgiler tanımlanır.

7.2. Doğadan toplama yapılan projeler için;

·I-FR-014 Doğadan Toplama Yönetim planı, Kontrol formu ve raporu kullanılarak ilgili kapsamdaki üreticiler tarafından doldurulan bir yönetim planı niteliğindedir. Toplama yerinin tanımlanması, geçmiş 3 yılda herhangi bir kirletici ürün ve maddeye maruz kalmamış doğal bir çevre olduğunun, yangın çıkmadığının doğrulanması gibi süreçlerin tanımlanmasına imkân verir.

7.3.   Gıda olarak kullanılmak üzere ürün İşleme, yem üretimi ve şarap üretimi için

·I-FR-011 İşleme Yönetim Planı, Kontrol Formu ve Raporu (şarap dahil) formu kullanılarak ilgili kapsamdaki üreticiler tarafından doldurulur. Üretim birimleri, ekipmanlar, ulaşım araçları, tesisler, çalışanlar bir bütün olarak formda tanımlanması gerekir. Hammaddeler, yarı mamuller, bileşenler, işleme yardımcıları ve malların akış şemaları yönetim planı ile birlikte detaylandırılmalıdır.

7.4. Hayvancılık

·YP-02 ORGANİK HAYVANCILIK YÖNETİM PLANI ile müteşebbisin hayvansal üretimine ilişkin bilgiler bir bütün olarak alınır. Hayvancılık yönetim planı, hayvanların yaşadığı ahır, ağıl ve kümeslerin, gezinti alanlarının, otlama alanlarının vb. hayvan refahını sağlama yeterliliğini, hayvanlara yedirilen yemin niteliği ve miktarına ilişkin bilgileri, hayvan sağlığını korumakla ilgili alınan tedbirleri ve veterinerlik hizmetlerini, elde edilen ürünlerin izlenebilirlik süreçlerini, gübre yönetimini içeren bir form niteliğindedir. Müteşebbis tarafından ilgili bilgilerin güncel olarak tutulması ve kontrol öncesinde ORSER e iletilmiş olması gerekir

·I-FR-010 Arıcılık Yönetim planı, Kontrol Formu ve Raporu müteşebbisler için yönetim planı niteliğindedir. Arıcı bu yönetim planı ile arıcılık faaliyetlerini, konaklama alanını, kullandığı kovan başta olmak üzere arıcılık malzemelerinin niteliğini, arıların bulunduğu coğrafi alının 3 km yarı çapta ki kirlilik durumunu, zorunlu durumlarda yapılan beslemenin niteliğini, varroa başta olmak üzere arı hastalık ve zararlılarına karşı alınan tedbirleri ve veterinerlik hizmetlerini, bal hasat süreçlerini ve izlenebilirliğini bu formda tanımlar.

7.5. G kapsamında yer alan diğer ürünler için   

·Orser bu grupta yer alan ürünler için bitkisel üretim prosesi içerisinde üretilen ürünler de (örneğin Pamuk, asma yaprağı vb.) bitkisel üretimle ilgili kontrol kriterlerini,

· İşleme prosesi içerisinde üretilen ürünlerde (örneğin gıda ve yem olarak kullanılan mayalar, şerbetçiotu filizleri, uçucu yağlar, bitki bazlı geleneksel preparatlar vb.) işleme ile ilgili kontrol kriterlerini

·Doğadan toplama prosesi içerisinde üretilen ürünlerde (örneğin doğal sakızlar ve reçineler vb) doğadan toplama ile ilgili kontrol kriterlerini

·Arıcılık prosesi içerisinde üretilen balmumu ürününde arıcılık ile ilgili kontrol kriterlerini bire bir işletmektedir. İlgili yönetim planlarını ve kontrol sistemini bire bir hayata geçirir.

·Tuz için gerek organik olarak tanımlamak için gerekli niteliklerin gerekse de kontrol gerekliliklerinin tanımlandığı I-PL-16 Organik Tuz Sertifikalama Politikasını oluşturmuştur. Buradaki temellerin sorgulandığı I-FR-139 Tuz yönetim planı, kontrol formu ve kontrol raporu müteşebbisler için yönetim planı olarak kullanılmaktadır. 

 

7. DOCUMENTS PROVIDED AFTER SIGNING THE CONTRACT

7.1. Plant Production Projects

·For operator groups, the I-FR-124 Plant Production Group Project Management Plan and Control Form and Report are utilized. These documents define the qualifications the group must meet, the ICS (Internal Control System) requirements, and the operational procedures established by the operator.

·For group members, the I-FR-123 Management Plan and Control Form for Sub-Producers in Plant Production Groups is completed. This form details individual producer information at the enterprise level.

7.2. Wild Collection Projects;

·The I-FR-014 Wild Collection Management Plan, Control Form, and Report serve as a management document completed by the relevant producers. It facilitates the definition of the collection site and verifies critical factors, such as ensuring the area has remained free from pollutants and fire incidents for the past three years.

7.3.   Product Processing for Food, Feed, and Wine Production

·The I-FR-011 Processing Management Plan, Control Form, and Report (including wine) is completed by the relevant producers. It requires a comprehensive description of production units, equipment, transportation vehicles, facilities, and personnel. Additionally, raw materials, semi-finished products, components, processing aids, and product flow charts must be detailed in conjunction with the management plan.

7.4. Livestock Projects

·The YP-02 Organic Livestock Management Plan captures all relevant information regarding the operator's livestock production activities. This plan includes details about housing facilities (e.g., barns, shelters, coops), grazing areas, animal welfare measures, feed types and quantities, health management practices, veterinary services, product traceability, and manure management. Operators must keep this information updated and submit it to ORSER prior to inspections.

·The I-FR-010 Beekeeping Management Plan, Control Form, and Report serves as a management tool for beekeepers. It outlines beekeeping activities, hive equipment, the nature of the materials used, and the pollution status within a 3 km radius of the bees’ geographic location. Additionally, it specifies the type of emergency feeding (if any), measures against diseases such as Varroa, veterinary services, honey harvesting processes, and traceability.

7.5. Other Products under Scope G   

·For plant-based products produced through plant production processes (e.g., cotton, vine leaves), ORSER applies control criteria related to plant production.

· For products processed through industrial means (e.g., food/feed yeasts, hop shoots, essential oils, plant-based traditional preparations), ORSER applies control criteria relevant to processing.

·For products sourced through wild collection processes (e.g., natural gums, resins), ORSER applies control criteria related to wild collection.

·For bee products such as beeswax, ORSER implements control criteria related to apiculture.

·For salt certification, ORSER has established the I-PL-16 Organic Salt Certification Policy, which defines both the organic qualifications and control requirements. The I-FR-139 Salt Management Plan, Control Form, and Control Report serves as a management plan for operators to ensure compliance with these standards.

 

8.KONTROL PROGRAMI

·ORSER, mevcut dokümanları inceleyerek izlenecek faaliyetlerin tarihleri için en uygun belirlemeyi yapacaktır. Müteşebbisin kontrol tarihine itirazı olması halinde itiraz nedenleri değerlendirilerek yeni bir kontrol tarihi belirlenebilecektir.

·Gerekli ücretin ORSER’ e ödenmesi ve dokümantasyonların değerlendirmesini müteakip, herhangi bir eksiklik söz konusu değilse, müteşebbis, müteşebbis grubu veya müteşebbisin faaliyetleriyle ilgili ilk kontrol ziyareti yapılabilecektir.

·Kontrol tarihleri ORSER tarafından haberli ya da habersiz olma durumuna göre planlanır. Tüm operatörler ve operatör grupları için yılda en az bir kez (AB) 2018/848 sayılı Yönetmeliğe uygunluk doğrulaması gerçekleştirilecektir. Uygunluğun doğrulanması, fiziksel yerinde incelemeyi içerecektir. Bu kontroller risk bazlı yapılır. (AB 2021/1698 Madde 9/4) Müteşebbis grubunun ise kontrol ve sertifikasyon kuruluşu en az %5 ini kontrol eder. Kontrol edilen üretici sayısı 10’dan az olamaz. Eğer müteşebbis grubu 10 veya daha az üyeye sahip ise, gruptaki üreticilerin tamamı kontrol edilir (AB 2021/1698 Madde 9 / 7).

·Her yıl yerinde yapılan fiziki kontrol sayısının en az %10'u kadar ek kontrol yapılır

·Gerçekleştirilen tüm fiziksel yerinde incelemelerin, en az %10’u önceden haber verilmeksizin gerçekleştirilecektir. (AB 1698/2021 Madde 9/5).

·Şüphe duyulan veya belirlenmiş uygunsuzluğun takibi olarak gerçekleştirilen kontroller, ek kontrol olarak kabul edilmeyecektir. (AB 1698/2021 Madde 9/6).

·Kontrolde, müteşebbis veya müteşebbis grubunun, ilgili mevzuatın genel ve özel hükümlerine uygunluğunun kontrolü yapılacaktır.

·Toplam müteşebbislerinin en az %5 ‘den her yıl numune alınır (Numune alma formu I-FR-116). Söz konusu bir müteşebbis grubu ise, her yıl, her müteşebbis grubundaki üreticilerin en az %2’sinden numune alınır.

·1698/2021 Madde 8’de tanımlı Riskli ürün grubuna giren ürünler söz konusu ise, ORSER müteşebbisten alınması gereken minimum numune sayısını düşünmeden, ek olarak her yıl üründen en az bir tarla numunesi alacaktır. Bu numuneyi izin verilmeyen maddelerin potansiyel kullanımını tespit etmek için en uygun zamanda tarladaki ürünlerden alınacaktır.  Eğer müteşebbis tarım yapan biri değilse, işleme aşamalarında, ham maddeden veya son üründen numune yine aynı koşulları düşünerek numune alınır (AB Yönetmeliği 2021/ 1698 Bölüm 12 madde 5).

·Kontrolör tarafından alınan numunelere ait analizler, 1698/2021 madde 12 (6) tanımlanan kriterleri karşılayan ve ORSER web sitesinde yayımlanan LS-08 Dış Kaynak (Taşeron) Listesi’nde bulunan laboratuvarlarının birinde yaptırılacaktır.

·Saha kontrolünde müteşebbis, müteşebbis grubu veya müteşebbisin şu hususları yerine getirmesi beklenmektedir:

-      Kontrolörlere, üretim veya proses işlemlerinin ilgili yönetmelikler çerçevesinde yapıldığı sonucuna varmaları için yeterli bilgiyi sağlamak,

-      Kontrolörlerin sertifikasyon programıyla ilgili üretim sistemlerinin kurulduğunu ve yürütüldüğünü doğrulayabilmesi için tesislere, personele ve kayıtlara rahatça erişebilmesini sağlamak,

-      Üretimle ilgili her türlü ilgili mevzuatlara uygun olmayan bir durumlarının izahında gerekli iş birliğine hazır olmak.

-      Denetim esnasında işletmede iş sağlığı ve güvenliği kapsamında kontrolör için uygun şartların sağlanması veya kontrolör gerekli olan koşullar için ihtiyaç duyulan ekipmanın temin edilmesi.

 

8.CONTROL PROGRAM

·ORSER reviews the available documents to determine the most appropriate dates for activities to be carried out. In case of objections by the operator regarding the scheduled control date, the reasons for the objection will be evaluated, and a new date may be set.

·Upon payment of the required fees to ORSER and the successful review of documentation without any deficiencies, the initial on-site control visit will be conducted for the operator, operator group, or their activities.

·Control dates are scheduled as announced or unannounced by ORSER. For all operators and operator groups, compliance with Regulation (EU) 2018/848 is verified through at least one annual physical on-site inspection. These controls are risk-based (as per Regulation EU 2021/1698 Article 9/4). For operator groups, at least 5% of the group members are inspected annually, with a minimum of 10 producers being checked. If the group has 10 or fewer members, all members are inspected (Article 9/7).

·An additional 10% of the annual physical on-site controls are conducted as supplementary checks.

·At least 10% of all physical inspections are performed unannounced (Article 9/5).

·Inspections conducted as follow-ups to identified or suspected non-compliances are not considered supplementary controls (Article 9/6).

·During inspections, compliance of the operator or operator group with general and specific provisions of the relevant legislation is verified.

·Samples are collected from at least 5% of all operators annually (using the I-FR-116 Sampling Form). For operator groups, samples are taken from at least 2% of the group members annually.

·For products classified as high-risk groups under Article 8 of Regulation (EU) 2021/1698, ORSER collects at least one field sample annually, regardless of the minimum sample size. These samples are taken from crops at the most appropriate time to detect potential use of prohibited substances. For non-cultivators, samples are taken from raw materials or final products during processing, following similar considerations (Article 12/5).

·Samples collected by inspectors are analyzed in laboratories that meet the criteria defined under Article 12(6) of Regulation (EU) 2021/1698. These laboratories are listed on ORSER’s website in the LS-08 External Resource (Subcontractor) List.

·The operator, group, or operator must ensure the following during inspections:

-      Provide inspectors with sufficient information to conclude that production or processing operations comply with relevant regulations.,

-      Allow inspectors unrestricted access to facilities, personnel, and records to verify the establishment and implementation of production systems in compliance with the certification program,

-      Collaborate in addressing any non-compliance issues identified during the inspection.

-      Ensure the provision of proper conditions for inspectors, including compliance with occupational health and safety standards, and provide necessary equipment if required.

9.SERTİFİKASYON YAPTIRIMLARI

Yürürlükteki ulusal veya uluslararası yönetmeliklere göre yürütülen kontrol faaliyetlerinde tespit edilen eksiklik veya ihlaller karşısında sertifikasyonla ilgili Yaptırım Prosedürü (PR-01) doğrultusunda işlemler gerçekleştirilir.

Organik Üretimde Yaptırım Kataloğunda (LS-05) tanımlanan hallerde uygunsuzluk kategorisine göre yaptırımlar uygulanır. Uygunsuzluk kategorileri minör, majör ve kritik (2012/1698 madde 22/ 3b) şeklinde yaptırımları ağırlaşan aşamalardan oluşur.

·Minör: Organik tarım faaliyetleri kapsamında yaptığı işlemlerde ürünü doğrudan etkilemeyen daha çok izlenebilirliğin tam sağlanamaması ile ilgili olarak verilen ve bir sonraki denetime kadar çözümlenmesi istenen durumlardır. İyileştirme faaliyet, uyarı vb. yaptırımlar getirir.

AB yönetmeliği 2012/1698 Ek IVa göre tanımlarsak;

        i.Müteşebbis veya müteşebbis grubu tarafından alınan ihtiyati tedbirlerin orantılı ve uygun olması ve müteşebbis tarafından uygulamaya konan kontrollerin, kontrol kuruluşu tarafından yapılan değerlendirmeye göre, verimli olması;

       ii.uygunsuzluğun organik veya geçiş dönemin de ürünün bütünlüğünü etkilememesi;

      iii.ilgili ürün/ürünler, izlenebilirlik sistemi aracılığıyla tedarik zincirinde yer alabilir ve ürünün organik üretime ilişkin Birlik pazarına arz edilmek üzere üçüncü bir ülkeden ithal edilmesinin önüne geçilebilir;

·Majör: Organik tarım faaliyetleri kapsamında yapılan işlemlere ilişkin izlenebilirliğin sağlanamaması gerekli ayrım tedbirlerinin ortaya konulamaması durumunda ürünün organik niteliğine karşı ciddi bir şüphe oluşması durumudur. Düzeltici faaliyet, satış durdurma vb. yaptırımları getirir.

AB yönetmeliği 2012/1698 EK IV’e göre tanımlarsak;

       i.  ihtiyati tedbirlerin orantılı ve uygun olmaması ve kontrol kuruluşu tarafından yapılan değerlendirmeye göre müteşebbis tarafından yapılan kontrollerin verimli olmaması;

     ii.  uygunsuzluğun organik veya geçiş döneminde ürünün bütünlüğünü etkilemesi;

    iii.  müteşebbis, makul bir süre içinde küçük bir uygunsuzluğu düzeltmedi;

    iv.  (iv) ilgili ürün/ürünler, izlenebilirlik sistemi kullanılarak tedarik zincirinde yer alabilir ve ürünün organik üretime ilişkin Birlik pazarına arz edilmek üzere üçüncü bir ülkeden ithal edilmesinin önüne geçilebilir;

·Kritik: ORSER tarafından belirlenen düzeltici faaliyetlerin belirlenen zaman dilimi içerisinde gerçekleştirilmemesi, müteşebbis, müteşebbis grubu veya müteşebbis tarafından kontrol programının gerekçe gösterilmeden ertelenmesi veya kontrole izin verilmemesi İlgili mevzuatlara aykırı uygulamaların tespiti, miktarı ve zamanı fiyat teklifinde belirtilen ödemelerin yapılmaması, ORSER logosunun veya dokümanlarının herhangi bir şekilde kötüye kullanıldığının saptanması vb. durumları kapsamaktadır. Sertifikanın askıya alınması, statü iptali, sertifika iptali, sözleşme iptali vb. yaptırımları getirir.

AB yönetmeliği 2012/1698 EK IV’e göre tanımlarsak;

       i.  ihtiyati tedbirlerin orantılı ve uygun olmaması ve kontrol kuruluşu tarafından yapılan değerlendirmeye göre müteşebbis tarafından yapılan kontrollerin verimli olmaması;

     ii.  yaptırımın organik veya geçiş dönemi ürünün bütünlüğünü etkilemesi;

    iii.  müteşebbisin önceki önemli uygunsuzlukların düzeltilmesinde başarısız olması veya diğer uygunsuzluk kategorilerini tekrar tekrar düzeltmede başarısız olması;

    iv.  Tedarik zincirinde yer alan ürün/ürünler izlenebilirlik sistemi ile bulunamaz ve ürünün organik üretim referans alınarak Birlik pazarına sunulmak üzere üçüncü bir ülkeden ithal edilmesi engellenemez.

Müteşebbis, müteşebbis grubu veya müteşebbis, sertifikasyonla ilgili belgelerin askıya alınması, geri alınması veya iptalinde bu belgeler kapsamında gerçekleştirilen faaliyetlerini derhal durduracaktır. ORSER askıya alınma nedenlerini, süresini ve askıdan kurtarılma şartlarını bir resmi yazı ile müteşebbis, müteşebbis grubu veya müteşebbise bildirecektir. Askıda kalma süresi en fazla 6 aydır. Askıda kalma süresinin sonunda ORSER tarafından askıya alınma nedenleri yeniden araştırılarak, şartların uygun olması halinde askıya alınma işlemine son verilecek ve sertifikalar aktif hale geçirilecektir.

ORSER geri alınan, iptal edilen belgelerle ilgili olarak o zamana kadar yapılan ödemeleri geri ödemek zorunda değildir.

Belgelerin geri alınması ve iptal edilmesi durumlarında bu belgeler ve logolar ile reklam materyalleri müteşebbis, müteşebbis grubu veya müteşebbis tarafından hiçbir şekilde kullanılamaz ve tüm sertifikasyon dokümanları ORSER’ e iade edilir.

9.CERTIFICATION SANCTIONS

Control activities are conducted in accordance with national and international regulations. In cases of identified deficiencies or violations, actions are implemented based on the Sanction Procedure (PR-01). Sanctions are categorized as minor, major, or critical, as defined in the Catalog of Sanctions for Organic Production (LS-05) and Regulation (EU) 2012/1698, Article 22/3b.

·Minor Non-Conformities:Minor non-conformities pertain to deficiencies that do not directly affect the product but relate to traceability or documentation issues. Operators must resolve these issues by the next inspection. Possible sanctions include improvement measures or warnings;

      iv.The precautionary measures taken by the operator or group are proportional, appropriate, and effectively implemented;

       v.The non-conformity does not compromise the integrity of the organic or transition period product;

  vi.         Products can still be included in the supply chain through traceability systems, ensuring they are not marketed as organic in the EU or imported as such.

·Major Non-Conformities:Major non-conformities arise when there is a failure to ensure traceability or adequate segregation, creating serious doubt about the product's organic status. Sanctions may include corrective actions, suspension of sales, or other penalties.

EU Regulation (2012/1698 Annex IV) Definition;

     v.  Precautionary measures are insufficient, and the operator’s controls are ineffective.

    vi.  The non-conformity affects the integrity of the organic or transition period product.

   vii.  The operator fails to correct minor non-conformities within a reasonable timeframe.

  viii.  Products remain traceable in the supply chain but cannot be marketed or imported as organic.

·Critical Non-Conformities:Critical non-conformities occur in cases of significant misconduct, such as failure to implement corrective actions, unjustified postponement of inspections, refusal of inspection, violation of regulations, misuse of ORSER logos or documents, or non-payment of required fees. Sanctions may include suspension, cancellation of certification, or contract termination.

EU Regulation (2012/1698 Annex IV) Definition:

     v.  Precautionary measures are grossly insufficient, and the operator’s controls are deemed ineffective;

    vi.  The non-conformity compromises the integrity of the organic or transition period product;

   vii.  The operator fails to address previous significant non-conformities or repeatedly neglects to correct other issues;

  viii.  Products in the supply chain cannot be traced or removed from the market, leading to potential risks in being marketed or imported as organic.

The operator, operator group, or operator shall immediately cease all activities covered under the certification documents in the event of their suspension, withdrawal, or cancellation. ORSER shall notify the operator, operator group, or operator in writing regarding the reasons for the suspension, its duration, and the conditions for lifting the suspension. The maximum suspension period is six months. At the end of this period, ORSER will re-evaluate the reasons for the suspension and, if the conditions are deemed satisfactory, the suspension will be lifted, and the certificates will be reactivated.

ORSER is not obligated to refund any payments made up to that point for withdrawn or canceled documents.

In cases of document withdrawal or cancellation, the operator, operator group, or operator shall not use these documents, logos, or promotional materials in any manner, and all certification documents must be returned to ORSER.

 

10. İTİRAZLAR, ANLAŞMAZLIKLAR VE ŞİKÂYETLER

Müteşebbis, müteşebbis grubu veya müteşebbis, uygulanan yaptırımlara karşı ORSER’ e, gerekçe ve ekinde itirazı destekleyici dokümanlarla birlikte itiraz dilekçesini acil geri dönüş gerektiren durumlar dışında, ceza bildirimi alındıktan sonraki 30 gün içinde gönderilmelidir.

İtirazın ORSER’ e ulaşmasından sonraki yedi (7) gün içinde, ilgili birimler tarafından itirazlar değerlendirilir ve ilgili karar müteşebbis, müteşebbis grubu veya müteşebbise bildirilir. İtirazın devam etmesi durumunda konu tarafsızlık komitesinin gündemine getirilir ve burada verilecek karara göre hareket edilir.

10. APPEALS, DISPUTES, AND COMPLAINTS

The operator, operator group, or operator must submit an appeal letter to ORSER, along with supporting documents for the appeal, within 30 days after receiving the penalty notice, except in cases requiring urgent response. The appeal must include the justification and supporting documents.
The relevant units will evaluate the appeal within seven (7) days of its receipt by ORSER, and the decision will be communicated to the operator, operator group, or operator. If the appeal persists, the matter will be brought to the agenda of the impartiality committee, and actions will be taken based on the decision made there.

11. SERTİFİKALARIN VE COI BELGESİNİN DÜZENLENMESİ, ETİKET ONAYI

• ORSER tarafından kontrol sistemine kabul edilen müteşebbis, müteşebbis grubu veya müteşebbise ait kontrol raporunun ve ek dokümanların ön değerlendirme birimi ve/veya sertifikasyon birimi tarafından değerlendirilmesinden sonra, sertifika düzenlenir.

• Organik Tarımda geçiş periyodunun/döneminin kısaltılması hakkında herhangi bir talep, ulusal ve uluslararası mevzuatlarda belirtilen kriterlere uygunsa değerlendirmeye alınır. Başvuru geçiş sürecinin geriye doğru tanınmasını içeriyorsa; ORSER 1698/2021 Madde 24’te tanımlanan gereklilikleri yerine getirilmediğini araştıracaktır.

• Sertifikasyon dokümanı, yetkili tarafından imzalandıktan sonra, müteşebbis, müteşebbis grubu veya müteşebbise ulaştırılır. Sertifika detaylı olarak müteşebbis, müteşebbis grubu veya müteşebbisle ilgili tanımlamaları, sertifikalandırılan ürünleri ve geçerli olan standartlarla ilgili referans numaralarını içerir.

•Yurt dışına ihraç edilecek Avrupa Birliği yönetmeliğine (AB 2018/848) göre sertifikalanmış ürünler için 1378/2021 sayılı mevzuatta tanımlanan şekli ile TRACES sistemi üzerinden elektronik bir kontrol sertifikası (COI) düzenlenir.  

 

ORSER aşağıda belirtilen ürüne kaynak teşkil eden tanımlayıcı dokümanlar ve ürünün üzerinde kullanılacak etiket bilgilerinin iletilmesini talep eder. Ürün sertifikası ve etiket izin talep formunun bu dokümanlarla birlikte iletilmesi gerekir.

(a)   Bitkisel Ürünler İçin;

-      Hasat ve/veya her müteşebbisten yapılan ürün alımlarıyla ilgili bilgileri (müstahsil mak.)

-      Ürün Sevk Bilgileri (İrsaliyeler)

-      Stok –Depo Bilgileri

-      Kantar fişleri vb

(b)   Hayvansal Ürünler İçin

-      Günlük üretim kayıtları

-      Yem kayıtları

-      Stok bilgileri

(c)    İşlenmiş Ürünler

-        Hammadde alım ve stok kayıtları

-        İşleme kayıtları

-        Temizlik kayıtları

-        Depo ve sevkiyata ilişkin kayıtları vb

(d)   İhraç Edilen Ürünler İçin

-      ihraç edilecek partinin kaynağını oluşturan ürüne ait belgeler ( işin niteliğine göre hasat kayıtları, alım fatura ve sertifikaları, işleme kayıtları, temizlik kayıtları, ürün stok, depo kayıtları vb. ürün kaynağını doğrulayan belgeler)

-      ürün satışına ilişkin faturalar

-      konşimento belgeleri

• ORSER, kontrolünü yaptığı, sertifikalandırdığı ve logosunun kullanımına izin verdiği ürünlerle ilgili olarak, müteşebbis, müteşebbis grubu veya müteşebbisi ve ilgili ürünleri belirli aralıklarla denetleyerek, kurallara uyup uymadığı açısından değerlendirmeler yapar.

• ORSER logosunun kullanımı ORSER Logo kullanım prosedürü (PR-07), TÜRKAK markasının kullanımı R10.06 “TÜRKAK akreditasyon markasının Türkak tarafından Akredite edilmiş kuruluşlarca Kullanılmasına ilişkin şartlar” doğrultusunda gerçekleştirilecektir.

• Ürün sertifikası ve/veya etiket basma izni alan müteşebbis, müteşebbis grubu veya müteşebbis; ORSER tarafından belirlenen kurallara uygun hareket etmek zorundadır ve bu dokümantasyon ile materyalin uygun şekilde kullanımından direkt olarak sorumludur.

11. CERTIFICATION AND COI DOCUMENT ISSUANCE, LABEL APPROVAL

• After the control report and additional documents of the operator, operator group, or operator accepted into the control system by ORSER are evaluated by the pre-evaluation unit and/or certification unit, the certificate will be issued.

• Any request to shorten the transition period/phase in organic farming will be evaluated if it complies with the criteria specified in national and international regulations. If the application involves retroactive recognition of the transition process, ORSER will investigate whether the requirements defined in Article 24 of Regulation 1698/2021 have been met.

• After the certification document is signed by the authorized person, it will be delivered to the operator, operator group, or operator. The certificate will include detailed definitions about the operator, operator group, or operator, the certified products, and reference numbers related to the applicable standards.

•For products certified according to European Union regulations (EU 2018/848) to be exported, an electronic control certificate (COI) will be issued via the TRACES system, as defined in Regulation 1378/2021.. 

 

ORSER requests the submission of the following identifying documents and labeling information for the product that forms the basis of the product certification. The product certification and label approval request form must be submitted along with these documents.

(e)   For Plant Production;

-      Information regarding harvest and/or product purchases from each operator (producer records)

-      Product shipment information (delivery notes)

-      Stock/Warehouse Information

-      Scale receipts, etc.

(f)    For Animal Products

-      Daily production records

-      Feed records

-      Stock information

(g)   For Processed Products

-        Raw material purchase and stock records

-        Processing records

-        Cleaning records

-        Storage and shipment records, etc.

(h)   For Exported Products:

-      Documents related to the source of the exported batch (depending on the nature of the work, harvest records, purchase invoices and certificates, processing records, cleaning records, product stock, warehouse records, etc.)

-      Invoices for product sales

-      Bill of lading documents

• ORSER evaluates the operator, operator group, or operator, as well as the products they have certified and allowed to use the ORSER logo, through periodic inspections to ensure compliance with the rules.

• The use of the ORSER logo will be carried out in accordance with the ORSER Logo Use Procedure (PR-07), and the use of the TÜRKAK mark will comply with the conditions outlined in R10.06 “Conditions for the Use of the TÜRKAK Accreditation Mark by Organizations Accredited by TÜRKAK.”

•Operators, operator groups, or operators who have obtained product certification and/or label printing authorization must comply with the rules set by ORSER and are directly responsible for the appropriate use of the documentation and materials.

 12. SERTİFİKASYON ALANININ GENİŞLETİLMESİ, DARALTILMASI

Yürütülen üretim faaliyetlerinin sadece bazılarına ilişkin sertifikaya sahip müteşebbis, müteşebbis grubu veya müteşebbis, kendi çalışmalarına ait organik üretim ve işleme ile ilgili diğer faaliyet alanları veya diğer üretim yerlerinde yürütülecek çalışmalar için (Sertifikasyon kapsamının genişletilmesi için) ORSER’ e talepte bulunabilir.

Bu amaçla, müteşebbis ORSER’ e, doldurulan forma ilaveten talep edilen gelişmeye ilişkin gerekli dokümanların içinde yer aldığı dokümanları göndermelidir.  ORSER tarafından gerekli inceleme ve değerlendirmeler yapıldıktan sonra yeni bir sertifika verilebilecektir.

Müteşebbisin talebiyle gerçekleştirilen kapsam daraltmalarda müteşebbisin konu ile ilgili dilekçesi talep edilir. ORSER tarafından yapılan iş ve işlemleri sonucunda başvurduğu kapsamlarla ilgili Yaptırım Prosedürü (PR-01) doğrultusunda kapsam daraltmayı gerektiren ihlallerde müteşebbis yazılı olarak bilgilendirilerek kapsam daraltma işlemi uygulanır.

12. EXPANSION OR REDUCTION OF THE CERTIFICATION SCOPE

An operator, operator group, or operator holding certification for only certain production activities may request ORSER to expand the scope of certification to include other areas of organic production and processing related to their operations or activities to be carried out at other production sites.
For this purpose, the operator must send the required documents, including the completed form and necessary supporting documentation, to ORSER. After ORSER's review and evaluation, a new certificate may be issued.
In cases of scope reduction requested by the operator, the operator's written request is required. Following ORSER's work and processes, in cases of violations that necessitate a reduction in scope as per the Sanction Procedure (PR-01), the operator will be informed in writing, and the scope reduction process will be implemented accordingly.

13. KONTROL SİSTEMİ KURALLARINDA YAPILABİLECEK DEĞİŞİKLİKLER

ORSER’ in yetkili organları; kontrol organlarıyla ilgili ulusal veya uluslararası yönetmeliklerdeki güncellemeler ve değişikliklere göre, kontrollerden sonra revizyonun bir sonucu olarak ORSER Kontrol Sistemi ve/veya uygulanan ücretler listesinin kurallarını değiştirebilir.

Kontrol sistemi kurallarının değiştirme kararını takiben, ORSER tüm ilgili müteşebbisler ile iletişim kurarak değişiklikler hakkında bilgilendirme yapacaktır. Müteşebbisler bu kapsamda gerekli düzeltme faaliyetlerini gerçekleştirmek zorundadır.

 

İş bu rehber; ORSER KONTROL VE SERTİFİKASYON A.Ş.’ nin bir dokümanı olmakla birlikte I-FR-004 Sözleşme Formunun bir parçasıdır.

13. CHANGES IN THE CONTROL SYSTEM RULES

ORSER's authorized bodies may amend the rules of the ORSER Control System and/or the list of applied fees as a result of revisions following updates and changes in national or international regulations related to control bodies.
Following the decision to amend the control system rules, ORSER will communicate the changes to all relevant operators and inform them of the updates. Operators are required to carry out the necessary corrective actions within this scope.

 

This guide is a document of ORSER KONTROL VE SERTIFIKASYON A.S. and is part of the I-FR-004 Contract Form.

Document code: I-RH-05 Rev:00/26.11.2024