1.GİRİŞ

ORSER, bir kontrol ve sertifikasyon şirketi olup, kontrol ve sertifikasyon programı; ürünlerin istenen standartlarda ve ilgili mevzuatlar kapsamında kontrollerinin yapılması ve sertifikalandırılması şeklinde düzenlenmiştir. Söz konusu uygulama prensipleri, ilgili Yönetmelik hükümleri ile ORSER’ in politikalarına uyumludur. Şirket, çalışmalarını ve belgelendirme işlemlerini de, ilgili yasal mevzuatlara uygun olarak gerçekleştirir.

1.INTRODUCTION

ORSER is an inspection and certification company who has an inspection and certification program that has been regulated for performing inspections and certifying of the products in accordance with the required standards and related legislations. These principles of implementation are in line with the provisions of the relevant Regulation and the policies of ORSER. The Company also carries out its works and documentation in accordance with the relevant legislation.

2.KAPSAM

Bu dokümanda, üretici, üretici örgütü veya müteşebbisin üretim alanlarının, ürünlerinin ve işletmelerinin değerlendirilme ve belgelendirilmesinde izlenen yöntemler ve belgelendirme sürecinin tamamlanması için hem ORSER’ in, hem de üretici, üretici örgütü veya müteşebbisin yapması gereken işlemler açıklanmaktadır. Aşağıda verilen ve ilgili standartların şartlarına uygun faaliyette bulunan üretici, üretici örgütü veya müteşebbislere ait işletme ve ürünleri bağımsız bir şekilde kontrol eder ve belgelendirme işlemlerini gerçekleştirir.

2.SCOPE

This document describes things to do by both ORSER and also the producer, the producer organization or the operator must perform in order to complete the process and documentation of the process of evaluation, certification of producers, producers 'organizations or operators production areas, products and businesses. It controls and certifies the processing units and products belonging to the operator, group of operators or operators independently who are in compliance with the requirements of the relevant standards given below.

3.GİZLİLİK ve BİLGİ ALIŞVERİŞİ

Gizlilik politikası ile üreticiler tarafından ORSER’ e verilen bilgilerin gizliliğinin korunması ve karşılıklı güvenin oluşturulması amaçlanmıştır. ORSER tüm çalışanlarının üretici, üretici örgütü veya müteşebbise ait işletme, ürün ve girdi kontrolü için gerçekleştirilen ziyaretlerinde gördüğü bilgilerin gizliliğinin korunmasını sağlamakla sorumludur. Sözleşme yaptığı üretici, üretici örgütü veya müteşebbisin yazılı izni olmadan yetkili devlet otoriteleri ve yargı organları ile kendisini akredite eden birim dışındaki kişi ya da kuruluşlara sözleşme kapsamındaki faaliyetlerle ilgili olarak hiçbir bilgi vermeyecektir.

Organik tarım kapsamında yer alan müteşebbisin ORSER ile sözleşmesini sonlandırarak başka bir kuruluşla sözleşme imzalaması durumunda müteşebbisin yazılı talebi ile önceki kontrol ve sertifikasyona ait sonuçları yeni sertifika kuruluşu ile paylaşır. Müteşebbis ve/veya müteşebbisin taşeronları, farklı kontrol kuruluşları tarafından kontrol edildiğinde, kontrol kuruluşları kendi kontrolleri altındaki işlemler konusunda ilgili bilgiyi paylaşır. ORSER ürünlerin organik statüsünü etkileyen ihlal ve usulsüzlük tespit ettiğinde yetkili otoriteleri gecikmeden bilgilendirir.

3. PRIVACY AND INFORMATION EXCHANGE

The privacy policy aims to protect the confidentiality of the information of all its employees given to ORSER by the operators and establish mutual trust. ORSER is responsible for ensuring the confidentiality of information that it observe during its visits performed for processing unit, product, and input controls of the operator, group of operators or operators. It will not give any information to the person or organization regarding the activities under the contract except authoried government authorities,  judical organs, and its accreditation body without the written permit.

If the operator within the scope of Organic farming cancels its contract with ORSER and concludes a contract with another entity, Orser shares the results of previous inspection and certification with the new certification body with written request of the operator. When the operators and/or subcontractors of the operators are controlled by different control bodies, the control bodies share relevant information on the operations under their control. ORSER informs the competent authorities without delay when it detects violations or irregularities affecting the organic status of the products.

4.GENEL KOŞULLAR

• Sertifikasyon işlemlerinin başlatılması ve yürütülmesi için üretici, üretici örgütü veya müteşebbis, kendisinden talepte bulunulan tüm bilgi ve belgeleri sağlamalıdır.

• ORSER, düzeltici/önleyici faaliyetler de dâhil olmak üzere sertifikasyon işlemleriyle ilgili sağlanan bilgi ve belgelerin eksik olması ve olumsuzlukların bulunması halinde bu durumu üretici, üretici örgütü veya müteşebbise bildirilir. 

• Müteşebbis, müteşebbis grubu veya müteşebbis, ORSER tarafından belirlenen süre içerisinde eksikliklerin giderilmesini sağlamalıdır.  Eksikliklerin giderilememesi halinde başvuru reddedilir ve yazılı olarak gerekçesi müteşebbise bildirilir.

• Ücretler, teklifte belirlenen miktarlarda ve belirlenen zaman içerisinde ödenir. Teklifte belirtilen zamanda ödeme yapılmaması halinde sertifika belgeleri düzenlenmez. Ayrıca gerçekleştirilebilecek ek kontrol ücretlerinin ödenmemesi durumunda da halihazırda düzenlenmiş ve üretici, üretici örgütü veya müteşebbise ulaştırılmış sertifikalar, askıya alınır veya ORSER’e iadesi sağlanır.

• Müteşebbis, müteşebbis grubu veya müteşebbis, ORSER tarafından teklifte ve kontrol programında belirtilen sürelerde gerekli kontrollerin gerçekleştirilmesine imkân sağlamalıdır.

· Organik Tarım faaliyetleri kapsamında bitkisel üretim yapan üreticiler, en geç her yılın Ocak ayında üretim planlarını ORSER’e e-posta, posta, kargo yoluyla iletmelidir.

·  Organik Tarım faaliyetleri kapsamında üreticiler faaliyetleri ile ilgili olarak yönetim planları, izlenebilirliği sağlayan vb. bilgi ve belgeleri kontrol süreci içerisinde ORSER’e göndermelidir.

4. GENERAL CONDITIONS

• For the initiation and execution of certification processes, the operator, group of operators or operators must provide all the information and documentation required by him / herself.

• ORSER shall notify the operator, group of operators or operators if the information and documentation provided for the certification procedures, including corrective / preventive actions, are incomplete or inaccurate.

• The operator, group of operators or operator must ensure that the deficiencies are eliminated within the period determined by ORSER.  If the deficiencies cannot be eliminated, the application is rejected and the reason is notified to the operator in writing.

• Fees are paid in the amount specified in the quotation and within the specified time. Certificate documents will not be issued if payment is not made at the time specified in the quotation. In addition, if the additional inspection fees that may be incurred are not paid, the certificates which are already issued and submitted to the operator, group of operators or operators are suspended, or provided to return ORSER.

• The operator, group of operators or operators shall ensure that the necessary controls are carried out by ORSER during the periods specified in the proposal and control program.

• The producers engaged in vegetable production within the scope of Organic Farming activities must transmit their production plans to ORSER by e-mail, post, cargo at the latest every January.

•The operators who are within the scope of organic farming activities must send the information and documents e.g. management plans, traceability, etc. regarding their activities to ORSER within the control process.

5.BELGELENDİRME İÇİN KONTROL SİSTEMİNE GİRİŞ BAŞVURULARI VE SÖZLEŞME

•    Müteşebbis, müteşebbis grubu veya müteşebbis talebini Başvuru Formu ve başvuru konusu ile ilgili ekini doldurarak ORSER’ e iletir. Üretici, üretici örgütü veya müteşebbis tarafından ORSER başvuru formu temin edilememiş ise, ORSER kendilerine üretici, üretici örgütü veya müteşebbise başvuru formunu gönderir.

•    ORSER tarafından, başvuru formunda yer alan bilgiler dikkate alınarak fiyat teklifi sunulur, fiyat teklifinin kabulü halinde sözleşme hazırlanarak bilgi paketiyle birlikte müşteriye gönderilir. Üretici, üretici örgütü veya müteşebbis tarafından, sözleşme ve fiyat teklifi onaylanarak ek istenen belgelerle birlikte ORSER’ e gönderilir. (ORSER’ le çalışmakta olan ve yeni projeler için talepte bulunan mevcut üretici, üretici örgütü veya müteşebbislere, bilgi paketi gönderilmesi zorunlu değildir.)

•    Sözleşmenin ORSER yetkilileri tarafından da incelenmesi ve onaylanmasını müteakip bir nüshası ile diğer belgeler üretici, üretici örgütü veya müteşebbise gönderilir.

•    ORSER tarafından Müteşebbis, müteşebbis grubu veya müteşebbis için bir dosya açılır ve OTK (Organik Tarım Komitesi)  veya İTUK (İyi Tarım Uygulamaları Komitesi) tarafından belirlenen kodlama sistemine göre kod numarası verilir. Organik tarım kapsamında Türkiye sınırları içerisindeki üreticiler TBS veri tabanına kaydedilir.

•    ORSER’ in belgelendirme faaliyeti yalnızca üretici, üretici örgütü veya müteşebbisin kontrolü altında bulunan ve başvuru formunda yer alan ürün ve hizmetlerle ilgili işlemleri kapsamaktadır.

•    Müteşebbis, müteşebbis grubu ve müteşebbisler; aynı dönemde aynı ürün için sadece bir kontrol ve sertifikasyon kuruluşu ile sözleşme yapar ve sözleşme devam ettiği sürece başka bir kontrol ve sertifikasyon kuruluşu ile sözleşme yapamaz. Üreticiler, aynı dönemde aynı ürün için bireysel veya grup seçeneklerinin sadece birinde iyi tarım uygulamaları faaliyetinde bulunur. Üretici tarafından üretilen aynı türdeki ürünlerin tamamı, kontrol ve sertifikasyon kapsamına alınır. Paralel üretim Avrupa Birliği yönetmeliğine (AB Yön. Kısaca) 2018/8482e göre madde Bölüm 9, 8 nolu alt başlıkta belirtilen koşullara göre belirtilen süre içinde yapılabilir. Türk yönetmeliğine göre paralel üretim/ paralel mülkiyet yasaktır.  Diğer yönetmeliklerden farklı olarak, NOP yönetmeliği paralel üretimi yasaklamamaktadır.

5.APPLICATIONS FOR ENTRANCE TO THE CONTROL SYSTEM FOR CERTIFICATION AND CONTRACT

• The operator, operator groups are submit its request by filling and sending the application form and the related attachment to ORSER. If the ORSER application form can not be provided by The operator, group of operators or operators, ORSER sends the application form to them.

• ORSER offers quotation by taking into account the information taken place in the application form, and in case of acceptance of the price quote, the contract is prepared and sent to the client together with the information package. The contractor and the price quotation are approved by the operator, group of operators or operators and sent to ORSER together with the additional required documentation. (It is not obligatory that information packages are sent to the existing The operator, group of operators or operators who are working in ORSER and are in the demand for new projects.)

• A copy of the contract will be sent to The operator, group of operators or operators after examination and approval by the ORSER authorities.

• A file is opened by ORSER for The operator, operator groups and the code number is given according to the coding system determined by the OTK (Organic Agriculture Committee) or the ITUUK (Good Agricultural Practices Committee). The producers who are within the borders of Turkey within the scope of organic farming is saved in the TBS database.

• ORSER's certification activity only covers processes related to products and services under the control of the operator, group of operators or operators and included in the application form.

• The operator, group of operators or operators make contract only one inspection and certification body for the same product in the same period and can not contract with another inspection and certification body as long as the contract is continued. The producers operate good agricultural practices in only one of the individual or group options for the same crop in the same period. All products of the same type produced by the farmers are included in the inspection and certification. According to the European Union Regulation (EU Directive) 2018/8482, parallel production may be carried out within the specified period according to the conditions set out in Article 9, Section 9, subheading 8. According to the Turkish regulation, parallel production / parallel ownership is prohibited.  Unlike other regulations, the NOP regulation does not prohibit parallel production.

6.BAŞVURU BELGELERİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ İÇİN TALEP EDİLEN DOKÜMAN VE BİLGİLER

Organik Tarım kapsamında;

 

6.1.Bitkisel üretim projesi için

·    Türkiye sınırları içerisindeki müteşebbisler için ÇKS belgesi, kimlik fotokopisi,

·   Yurt dışındaki müteşebbisler için arazi mülkiyetini doğrulayan dokümanlar, Çiftlik yeri, üretimin gerçekleştirildiği parseller ve krokiler, üretim planları

6.2. Doğadan toplama projesi

·       Müteşebbise ait kuruluş evrakları, kullanacağı depo vb. üretim alanlarına ilişkin tanımlamalar

·       Toplama yapılacak alanın mülkiyetinin ait olduğu makamdan toplamaya ilişkin alınan izin yazısı

·    Toplama alanında geriye doğru en az 3 yıllık dönemde kimyasal girdi kullanılmadığına ve toplama alanında yangın çıkmadığına dair resmi yazı

·       Türkiye deki müteşebbisler için izin alınan alanların TUKAS veri tabanına kaydının gerçekleştirilmesi

6.3. İşleme projesi

·       Müteşebbise ait kuruluş evrakları

·       Türkiye’deki müteşebbisler için işletme kayıt / onay belgesi

·       Yurtdışındaki işletmeler müteşebbisler için çalışılan ülkedeki üretim izinlerini doğrulayan dokümanlar

6.4. Hayvancılık projeleri

·       İşletme tescil belgesi, TÜRKVET, AKS vb. işletmeyi tanımlayan ilgili dokümanlar

·       Kullanılacak ahır, ağıl, kümes, arılık vb. ait krokiler, gezinti alanları, konaklama alanları vb. tanımlanması

·       Hayvancılık yönetim planı (YP-02) , Arıcılık yönetim planı (YP-04) ve eklerinin doldurulması

6.5. İthalat projeleri

·       Müteşebbise ait kuruluş evrakları

·       İthal edilmek istenen ürüne ait güncel sertifikalar, raporlar, içerik bilgileri, akış şemaları vb. dokümanlar

Yukarıdaki bilgilere ek olarak daha önceden herhangi bir kontrol ve sertifikasyon kuruluşu ile çalışılmış ise o kuruluşun veya kuruluşların isimleri, başvuru yılı, başvurunun sonuçlarının yer aldığı belgelerin birer sureti. Ayrıca şayet var ise, sertifikasyon kuruluşu tarafından verilmiş herhangi bir “uygunsuzluk” nedeniyle sertifikasyon iptali ve buna karşılık müteşebbisin yapmış olduğu düzeltici faaliyetler ile alınan tedbirlerin ve yapılan düzeltmelerin delilleri ile birlikte yer aldığı belgelerin birer sureti.

İyi tarım uygulamaları kapsamında;

Üreticiler için adı soyadı, TC. Kimlik numarası ve iletişim bilgileri, üretici örgütü veya müteşebbisinler için kuruluş evrakları ve tanımlayıcı bilgileri, başvuru ekinde istenilen belgeler.

6. DOCUMENTS AND INFORMATION REQUESTED FOR EVALUATION OF APPLICATION DOCUMENTS

Within the scope of Organic Agriculture;

6.1. For plant production project

• CKS certificate for  operators within the borders of Turkey, ID copy,

• Documents confirming land ownership for farmers abroad, Farm land, parcels and sketches where production is carried out, production plans

6.2.Wild Collection project

• Operator company documents, definitions of production areas warehouse etc. to be used.

• A letter of authorization from the authority to which the property of the area to be collected belongs

• An official letter stating that no chemical input was used in the collection area for at least 3 years backwards and no fire occurred in the collection area

6.3. Processing project

• Operator company documents

• Unit registration / approval certificate for operators in Turkey

• Documents confirming production permits for the companies in the country abroad

6.4.Livestock projects

• Business registration certificate, TÜRKVET, AKS etc. related documents describing the unit

• Description of the stable, fold, poultry house, apiary etc. to use, travel areas, accommodation areas, etc. , skecthes

• Livestock management plan (YP-02), Beekeeping management plan (YP-04) and filling of its annexes

6.5. Import projects

• Operator company documents

• Updated certificates, reports, content information, flow charts etc. documents of the product to be imported

In addition to the above information, if the operator has previously worked with any inspection and certification body,  one copy of the documents with the names of this or these organizations, the year of application, the results of the application. Besides, if any one copy of the documents with the cancellation of the certification due to any "non-conformity" given by the certification body, and the documents taken together with the corrective actions taken by the operator together with the measures taken and proofs of the amendments made.

 

Within the scope of good agricultural practices (T G.A.P.);

Name and surname for farmers, TC. Identification number and contact information, establishment documents and descriptive information for the farmer organization or operators, documents requested at the application form.

7. SÖZLEŞME YAPILDIKTAN SONRA GÖNDERİLEN DÖKÜMANLAR

Organik Tarım kapsamında;

7.1.Bitkisel üretim ve doğadan toplama için

•    Bireysel Müteşebbis Bitkisel Üretim Yönetim planı ve Raporu  (FR009),

•    Grup Yönetim planı müteşebbis grubu ve doğadan toplama için

7.2 İşleme, İhracat, Satış için

•    FR-011 İşleme Yönetim Planı, ve Raporu ve ekleri

7.4. Hayvancılık

•    Kullanılacak ahır, ağıl, kümes, arılık vb. ait krokiler, gezinti alanları, konaklama alanları vb. tanımlanması

•    Hayvancılık yönetim planı (YP-02) , Arıcılık yönetim planı (YP-04) ve eklerinin doldurulması

7.5. İthalat

•    Müteşebbise ait kuruluş evrakları

•    İthal edilmek istenen ürüne ait güncel sertifikalar, raporlar, içerik bilgileri, akış şemaları vb. dokümanlar

NOP sertifikasyon talebi var ise Organik Sistem Planı (OSP) ve eklerinin doldurulması

7. DOCUMENTS SENT AFTER THE CONTRACT IS CONCLUDED

Within the scope of Organic Agriculture;

7.1. For plant production and wild collection

- Individual operator Crop Production Management Plan and Report (I-FR-009, FR-009),

- Group Management plan for the operator groups and for wild collection

7.2 For Processing, Export, Sale

- I-FR-011, FR-011 Processing Management Plan, and Report and annexes

7.4. Livestock breeding

- Sketches of barns, corrals, poultry houses, apiaries, etc. to be used, promenade areas, accommodation areas, etc.

- Filling in the livestock management plan (YP-02), beekeeping management plan (YP-04) and its annexes

7.5. Imports

- Establishment documents of the operator

- Documents such as current certificates, reports, content information, flow charts, etc. for the product to be imported

Filling in the Organic System Plan (OSP) and its annexes if there is a NOP certification request

8.KONTROL PROGRAMI

·       ORSER, mevcut dokümanları inceleyerek izlenecek faaliyetlerin tarihleri için en uygun belirlemeyi yapacaktır. Müteşebbisin kontrol tarihine itirazı olması halinde itiraz nedenleri değerlendirilerek yeni bir kontrol tarihi belirlenebilecektir.

·       Gerekli ücretin ORSER’ e ödenmesi ve dokümantasyonların değerlendirmesini müteakip, herhangi bir eksiklik söz konusu değilse, üretici, üretici örgütü veya müteşebbisin faaliyetleriyle ilgili ilk kontrol ziyareti yapılabilecektir. NOP sertifikasyon talebi olan operatörlerin, başvuru sürecinde NOP Yönetmeliğine tam bir uyum sağlanması gereklidir, bu nedenle operatörün başvurusundan itibaren, kontrol tarihi 6 aya kadar ertelenebilir.

·       Kontrol tarihleri ORSER tarafından haberli ya da habersiz olma durumuna göre müteşebbislerle iletişime geçilerek belirlenir. Habersiz kontrollerde en fazla 48 saat öncesinde kontrol planı konusunda bilgi verilir. 48 saatten daha uzun süre öncesinde yapılan kontrol planları haberli kontrol kapsamında değerlendirilir. NOP Yönetmeliğine göre, habersiz kontroller öncesinde müteşebbise haber verilmez, sadece güvenlik sebebi ile en fazla 4 saat önceden haber verilebilir.

·       ORSER, Organik tarım ve iyi tarım uygulamaları kapsamındaki müteşebbislerine yılda en az bir defa kontrol ziyaretinde bulunur. Organik tarımda kontrol ziyaretlerinin en az % 10’u habersiz yapılır. Risk kategorisi ile uyumlu şekilde sözleşme altındaki tüm müteşebbislerin en az % 10’una, önceden haber vermeksizin önceki kontrollerin sonuçlarını, ilgili ürünlerin miktarları ve ürünlerin değiştirilmesi riskini de hesaba katarak organik üretim kurallarına karşı uygunsuzlukların bulunma riskini ölçmeyi temel alan ek rastgele kontrol ziyaretleri düzenler.

·       İyi tarım uygulamaları kapsamındaki üretici, üretici örgütü veya müteşebbislerinden bireysel sertifikasyon ve grup sertifikasyonu kapsamında yer alan müşterilerinin en az %10’una habersiz denetim yapar. Bunun yanında grup sertifikasyonu altındaki kontrol edilen üreticilerin %50’si kadar üreticiye ilave habersiz denetim gerçekleştirilir.

·       Kontrolde, müteşebbis, müteşebbis grubu veya müteşebbis, ilgili mevzuatın genel ve özel hükümlerine uygunluğunun kontrolü yapılacaktır.

·       Kontrolör tarafından alınan numunelere ait analizler, TS EN ISO 17025’e göre uluslararası akreditesi olan; ve ORSER web sitesinde yayımlanan LS-08 Dış Kaynak (Taşeron) Listesi’nde bulunan Laboratuvarlarının birinde yaptırılacaktır.

·       Saha kontrolünde üretici, üretici örgütü veya müteşebbisin şu hususları yerine getirmesi beklenmektedir:

- Kontrolörlere, üretim veya proses işlemlerinin ilgili yönetmelikler çerçevesinde yapıldığı sonucuna varmaları için yeterli bilgiyi sağlamak,

- Kontrolörlerin sertifikasyon programıyla ilgili üretim sistemlerinin kurulduğunu ve yürütüldüğünü doğrulayabilmesi için tesislere, personele ve kayıtlara rahatça erişebilmesini sağlamak,

- Üretimle ilgili her türlü ilgili mevzuatlara uygun olmayan bir durumlarının izahında gerekli iş birliğine hazır olmak,

- Denetim esnasında işletmede iş sağlığı ve güvenliği kapsamında kontrolör için uygun şartların sağlanması veya kontrolöre gerekli olan koşullar için ihtiyaç duyulan ekipmanın temin edilmesi.

8. INSPECTION PROGRAM

• ORSER will review the existing documents and make the most appropriate determination for the dates of the activities to be monitored. If there is an objection of the operator to the inspection date, a new inspection date may be determined by evaluating the reasons for the appeal.

• After the required fee is paid to ORSER and the documentation is assessed, the first inspection visit of The operator, group of operators or operators may be made if there is no deficiency.Operators requesting NOP certification must fully comply with the NOP Regulation during the application process, so the control date may be delayed up to 6 months from the date of the operator's application.

• Control dates are determined by communicating with the operators according to ORSER's announced or unannounced status. Unannounced controls are informed about the control plan up to 48 hours in advance. Control plans made prior to 48 hours are considered under announced control.According to the NOP Regulation, the operator is not notified before the unannounced controls, only for security reasons, a maximum of 4 hours notice can be given.

• ORSER performs at least one control visit to its operators within the scope of organic agriculture and good agricultural practices. In organic agriculture at least 10% of the control visits are made unannounced. ORSER performs at least 10% of all operators under contract form additional random inspection visits based on measuring the risk of non-conformities to organic production rules by adding the results of previous controls, amounts of relevant products and the risk of changing products, without prior notice consistent with the risk category,

• It performs unannounced inspections at least 10% of its clients who are in the scope of individual certification and group certification category from The operator, group of operators or operators within the good farming practices scope. In addtion to this, it performs additional unannounced inspections up to 50% of the controlled operators under group certification.

• During the inspection, the operator, opertor groups or operators activities shall be checked for compliance with general and specific provisions of the relevant legislation.

• Analyzes of the samples taken by the controller, and in the LS-08 Outsourcing (Subcontractor) List published on the ORSER website will be made on Laboratories which have international accreditation according to TS EN ISO 17025.

• In field control, it is expected to fulfill the following provisions by The operator, group of operators or operators:

- Provide sufficient information to the inspectors to ensure that the production or process operations are carried out within the framework of the relevant regulations,

- ensuring that the inspectors have access to the facilities, staff and records so that the production systems associated with the certification program are established and operating,

- To be ready for the necessary cooperation in explaining a situation that does not comply with all kinds of production related legislation.

- During the inspection, providing the necessary conditions for the inspector in the context of occupational health and safety or necessary equipments for the required to the controller.

9.SERTİFİKASYON YAPTIRIMLARI

Yürürlükteki ulusal veya uluslararası yönetmeliklere göre yürütülen kontrol faaliyetlerinde tespit edilen eksiklik veya ihlaller karşısında sertifikasyonla ilgili Yaptırım Prosedürü (PR-01) doğrultusunda işlemler gerçekleştirilir.

Yaptırım Kataloğunda (LS-05) tanımlanan hallerde uygunsuzluk kategorisine göre yaptırımlar uygulanır. Uygunsuzluk kategorileri Basit eksiklik, ciddi eksiklik ve ciddi ihlal ( 2012/1698 madde 22/ 3b) şeklinde yaptırımları ağırlaşan aşamalardan oluşur.

·       Basit eksiklik: Organik tarım faaliyetleri kapsamında yaptığı işlemlerde ürünü doğrudan etkilemeyen daha çok izlenebilirliğin tam sağlanamaması ile ilgili olarak verilen ve bir sonraki denetime kadar çözümlenmesi istenen durumlardır. İyileştirme faaliyeti, uyarı vb. yaptırımlar getirir.

·       AB yönetmeliği 2012/1698 Ek IVa göre  tanımlarsak;

·       ı) Müteşebbis/müteşebbis  tarafından alınan ihtiyati tedbirlerin orantılı ve uygun olması ve müteşebbis tarafından uygulamaya konan kontrollerin, kontrol kuruluşu  tarafından yapılan değerlendirmeye göre, verimli olması;

·       ii) uygunsuzluğun organik veya geçiş dönemin de ürünün bütünlüğünü etkilememesi;

·       (iii) ilgili ürün/ürünler, izlenebilirlik sistemi aracılığıyla tedarik zincirinde yer alabilir ve ürünün organik üretime ilişkin Birlik pazarına arz edilmek üzere üçüncü bir ülkeden ithal edilmesinin önüne geçilebilir;

·       Ciddi eksiklik: Organik tarım faaliyetleri kapsamında yapılan işlemlere ilişkin izlenebilirliğin sağlanamaması ve gerekli ayrım tedbirlerinin ortaya konulamaması durumunda ürünün organik niteliğine karşı ciddi bir şüphe oluşması durumudur. Düzeltici faaliyet, satış durdurma vb. yaptırımları getirir.

·       AB yönetmeliği 2012/1698 EK IV’e göre  tanımlarsak;

·       i) ihtiyati tedbirlerin orantılı ve uygun olmaması ve kontrol kuruluşu tarafından yapılan değerlendirmeye göre müteşebbis tarafından yapılan kontrollerin verimli olmaması;

·       ii) uygunsuzluğun  organik veya geçiş döneminde ürünün bütünlüğünü etkilemesi;

·       iii) müteşebbis, makul bir süre içinde küçük bir uygunsuzluğu  düzeltmedi;

·       (iv) ilgili ürün/ürünler, izlenebilirlik sistemi kullanılarak tedarik zincirinde yer alabilir ve ürünün organik üretime ilişkin Birlik pazarına arz edilmek üzere üçüncü bir ülkeden ithal edilmesinin önüne geçilebilir;

·       Kritik / Ciddi ihlal: ORSER tarafından belirlenen düzeltici faaliyetlerin belirlenen zaman dilimi içerisinde gerçekleştirilmemesi, üretici, üretici örgütü veya müteşebbis tarafından kontrol programının gerekçe gösterilmeden ertelenmesi veya kontrole izin verilmemesi. İlgili mevzuatlara aykırı uygulamaların tespiti, miktarı ve zamanı fiyat teklifinde belirtilen ödemelerin yapılmaması, ORSER logosunun veya dokümanlarının herhangi bir şekilde kötüye kullanıldığının saptanması vb. durumları kapsamaktadır. Sertifikanın askıya alınması, statü iptali, sertifika iptali, sözleşme iptali vb. yaptırımları getirir.

·       AB yönetmeliği 2012/1698 EK IV’e göre  tanımlarsak;

·  i) ihtiyati tedbirlerin orantılı ve uygun olmaması ve kontrol kuruluşu tarafından yapılan değerlendirmeye göre müteşebbis  tarafından yapılan kontrollerin verimli olmaması;

·  ii) yaptırımın organik veya geçiş dönemi ürünün bütünlüğünü etkilemesi;

·  iii) müteşebbisin önceki önemli uygunsuzlukların düzeltilmesinde başarısız olması veya diğer uygunsuzluk kategorilerini tekrar tekrar düzeltmede başarısız olması;

·  iv) Tedarik zincirinde yer alan ürün/ürünler izlenebilirlik sistemi ile bulunamaz ve ürünün organik üretim referans alınarak Birlik pazarına sunulmak üzere üçüncü bir ülkeden ithal edilmesi engellenemez.

Yukarıda belirtilenden farklı olarak; NOP Yönetmeliğine göre yapılan sertifikasyonda ORSER, NOP el kitabı 4002'de açıklanan ceza matrisine uygun şekilde ihlallere yanıt verir.

Müteşebbis, müteşebbis grubu veya müteşebbis, sertifikasyonla ilgili belgelerin askıya alınması, geri alınması veya iptalinde bu belgeler kapsamında gerçekleştirilen faaliyetlerini derhal durduracaktır. ORSER askıya alınma nedenlerini, süresini ve askıdan kurtarılma şartlarını bir resmi yazı ile üretici, üretici örgütü veya müteşebbise bildirecektir. Askıda kalma süresi en fazla 6 aydır. Askıda kalma süresinin sonunda ORSER tarafından askıya alınma nedenleri yeniden araştırılarak, şartların uygun olması halinde askıya alınma işlemine son verilecek ve sertifikalar aktif hale geçirilecektir.

ORSER geri alınan, iptal edilen belgelerle ilgili olarak o zamana kadar yapılan ödemeleri geri ödemek zorunda değildir. ORSER belgelerin geriye alındığını Tarım ve Orman Bakanlığı ile ve diğer  organik tarım yönetmeliklerinde ilgili resmi kurumlara sistemin gerektirdiği gibi bildirir.

Belgelerin geri alınması ve iptal edilmesi durumlarında bu belgeler ve logolar ile reklam materyalleri üretici, üretici örgütü veya müteşebbis tarafından hiçbir şekilde kullanılamaz ve tüm sertifikasyon dokümanları ORSER’ e iade edilir.

9. CERTIFICATION SANCTIONS

Procedures shall be carried out in accordance with the Sanction Procedure (PR-01) related to the certification against the deficiencies or violations detected in the inspection activities carried out in accordance with the national or international regulations in force.

Sanctions are applied according to the category of non-conformity in the cases defined in Sanctions Kataloğunda (LS-05). Non-compliance categories is consist of the stages like simple deficiency, serious deficiency and serious violation ( 2012/1698 article 22/ 3b)  whose santions are become more serious respectively.

• Simple deficiency: In cases of organic farming activities, it is the situation which is not related directly to the product and is required to be solved until the next inspection. It brings the sanctions like improvement action, warning etc. sanctions.

According to Annex IV of EU regulation 2012/1698;

- ı) i) the precautionary measures taken by the operator(s) are proportionate and appropriate and the controls put in place by the operator are, according to the assessment made by the control body, effective

- ii) the non-conformity does not affect the integrity of the product in the organic or transition period

- (iii) the product(s) concerned can be included in the supply chain through a traceability system and the import of the product from a third country for supply to the Union market for organic production can be avoided;

• Serious deficiency: In case of failure to provide necessary discrimination measures to ensure traceability of the operations carried out within the scope of organic farming activities, there is serious doubt about the organic nature of the product. It brings the sanctions like corrective action, stop of the selling etc.

- According to Annex IV of EU Regulation 2012/1698

- i) the precautionary measures are not proportionate and appropriate and the controls carried out by the operator are not efficient according to the assessment made by the control body;

- ii) the non-conformity affects the integrity of the product during the organic or transition period;

- iii) the operator has not corrected a minor non-conformity within a reasonable time;

- (iv) the product(s) concerned can be included in the supply chain using a traceability system and the import of the product from a third country for supply to the Union market for organic production can be avoided;

• Critic / Serious violation: The corrective actions determined by ORSER are not carried out within the specified timeframe, the inspection program is delayed or the inspection is not allowed by the operator, operator groups or operators. The determination of the applications in contradiction with the related legislation, not making of payments whose amount and time is fixed on the quotation, determination of the abuse of ORSER logos or documents any kind, etc. cases. It brings the sanctions like suspension of the certificates, status cancellation, certificate cancellation, contract cancellation, etc.

- According to Annex IV of EU Regulation 2012/1698

- i) the precautionary measures are not proportionate and appropriate and the controls carried out by the operator are not efficient according to the assessment made by the control body;

- ii) the sanction affects the integrity of the organic or transitional product

- iii) the operator has failed to correct previous significant non-conformities or has repeatedly failed to correct other categories of non-conformities;

- iv) The product(s) in the supply chain cannot be traced through the traceability system and the import of the product from a third country with reference to organic production for the Union market cannot be prevented.

Unlike the above mentioned; In the certification made according to the NOP Regulation, ORSER responds to violations in accordance with the penalty matrix described in the NOP handbook 4002.

The operator, operator groups or operators shall immediately cease any activities carried out under the scope of such documents in the event of withdrawal, withdrawal or annulment of certification related documents. The ORSER will notify the operator, operator groups or operators with an official letter of reason for the suspension, duration and suspension conditions. The maximum suspension period is 6 months. At the end of the suspension period, ORSER will re-investigate the reasons for suspension, and if the conditions are appropriate, suspension will be terminated and the certificates will be activated.

ORSER does not have to pay back any payments made up to that time, regarding canceled documents that have been revoked. The ORSER informs the Ministry of  Agriculture and Forestry andnotifies the relevant official institutions in other organic farming regulations as required by the system.

In the case of withdrawal and cancellation of documents, these documents, logos and advertising materials can not be used by The operator, group of operators or operators at all and all certification documents are returned to ORSER.

10. İTİRAZLAR, ANLAŞMAZLIKLAR VE ŞİKÂYETLER

Müteşebbis, müteşebbis grubu veya müteşebbis, uygulanan yaptırımlara karşı ORSER’ e, gerekçe ve ekinde itirazı destekleyici dokümanlarla birlikte itiraz dilekçesini acil geri dönüş gerektiren durumlar dışında, ceza bildirimi alındıktan sonraki 30 gün içinde gönderilmelidir.

İtirazın ORSER’ e ulaşmasından sonraki yedi (7) gün içinde, ilgili birimler tarafından itirazlar değerlendirilir ve ilgili karar üretici, üretici örgütü veya müteşebbise bildirilir. İtirazın devam etmesi durumunda konu tarafsızlık komitesinin gündemine getirilir ve burada verilecek karara göre hareket edilir. Eğer üretici, üretici örgütü veya müteşebbis tarafsızlık komitesi kararını da kabul etmezse, problem son kararı verecek olan ve aynı zamanda taraflar için bağlayıcı olan OTK ve İTUK’a iletilecektir. OTK ve İTUK tarafından verilen karar nihai karardır.

Sistemden çıkartmayı gerektirecek aykırılıklar ile diğer yaptırımlar hususunda müteşebbisin itirazı var ise 21 gün içerisinde Bakanlığa itiraz etme hakkı vardır.

10. CONFLICTS, DISPUTES AND COMPLAINTS

The operator, operator groups or operators must be sent to ORSER against the sanctions imposed within 30 days of receipt of the penalty notice, together with the reason and documents supporting the dispute, except where an appeal request requires an immediate return.

Within seven (7) days after the objection is received by ORSER, objections shall be assessed by the relevant units and the relevant decision maker shall be notified The operator, group of operators or operators. If the objection continues, the matter will be brought to the agenda of the impartiality committee and action will be taken according to the decision to be made here. If The operator, group of operators or operators does not accept the decision of the impartiality committee, the problem will be communicated to the OTK and the ITUK, which will finalize the decision and at the same time be binding for the parties. The decision given by the OTK and the ITUK is final decision.

If there is objection by the operator regarding the contradictions and other sanctions required to be removed from the system, the oprator has the right to appeal to the Ministry within 21 days.

11.  ÜRÜNLERİN SERTİFİKASYONU VE ETİKETLENMESİ

•    ORSER tarafından kontrol sistemine kabul edilen üretici, üretici örgütü veya müteşebbise ait kontrol raporunun ve ek dokümanların ön değerlendirme birimi ve/veya sertifikasyon birimi tarafından değerlendirilmesinden sonra, sertifika düzenlenir.

•    Organik Tarımda geçiş periyodunun kısaltılması hakkında herhangi bir talep, ulusal ve uluslararası mevzuatlarda belirtilen kriterlere uygunsa değerlendirmeye alınır. NOP Yönetmeliğine göre, geçiş süresinde kalma süresi eksiltilemez, 3 yıl boyunca ilgili Kanun ve Yönetmelik gerekliliklerine tam bir uyum gereklidir. Operatör son 3 yıl boyunca tüm gereklilikleri yerine getirdiğine dair yazılı kanıtları ORSER’e sunmalıdır.

•    Sertifikasyon dokümanı, yetkili tarafından imzalandıktan sonra, üretici, üretici örgütü veya müteşebbise ulaştırılır. Sertifika detaylı olarak üretici, üretici örgütü veya müteşebbisle ilgili tanımlamaları, sertifikalandırılan ürünleri ve geçerli olan standartlarla ilgili referans numaralarını içerir.

•    Organik ürünler için daha sonra yurt içi satışlar için ürün sertifikası düzenlenir. Yurt dışına ihraç edilecek ürünler için TRACES sistemi üzerinden elektronik bir kontrol sertifikası (COI), NOP organik kalitede ürün satışları için Dolaşım Sertifikası düzenlenir. Kontrol Sertifikası, Dolaşım sertifikası ve Ürün sertifikalarının düzenlenebilmesi için ORSER aşağıda belirtilen ürüne kaynak teşkil eden tanımlayıcı dokümanlar ve ürünün üzerinde kullanılacak etiket bilgilerinin iletilmesini talep eder.  Ürün sertifikası ve etiket izin talep formunun bu dokümanlarla birlikte iletilmesi gerekir.

a – bitkisel ürünler için;

- hasat ve/veya her üreticiden yapılan ürün alımlarıyla ilgili bilgileri (müstahsil makbuzu),

- ürün sevk bilgileri (irsaliyeler)

-stok –depo bilgileri

-kantar fişleri vb

b- hayvansal ürünler için

-günlük üretim kayıtları

-yem kayıtları

-stok bilgileri

c- işlenmiş ürünler

-hammadde alım ve stok kayıtları

-işleme kayıtları

-temizlik kayıtları

-depo ve sevkiyata ilişkin kayıtları vb

d-ihraç edilen ürünler için

-ihraç edilecek partinin kaynağını oluşturan ürüne ait belgeler ( işin niteliğine göre hasat kayıtları, alım fatura ve sertifikaları, işleme kayıtları, temizlik kayıtları, ürün stok, depo kayıtları vb. ürün kaynağını doğrulayan belgeler)

- ürün satışına ilişkin faturalar

-konşimento belgeleri

•    ORSER, kontrolünü yaptığı, sertifikalandırdığı ve logosunun kullanımına izin verdiği ürünlerle ilgili olarak, üretici, üretici örgütü veya müteşebbisi ve ilgili ürünleri belirli aralıklarla denetleyerek, kurallara uyup uymadığı açısından değerlendirmeler yapar.

•    ORSER logosunun kullanımı ORSER Logo kullanım prosedürü (PR-07), TÜRKAK markasının kullanımı R10.06 “TÜRKAK akreditasyon markasının Türkak tarafından Akredite edilmiş kuruluşlarca Kullanılmasına ilişkin şartlar” doğrultusunda,  BAKANLIK logosunun kullanımı ise ilgili mevzuatlar kapsamında gerçekleştirilecektir.

•    Organik tarımda, ürün sertifikası ve etiket basım için uygun formlar kullanılarak ORSER’e başvurmalıdır.

•    Ürün sertifikası ve/veya etiket basma izni alan üretici, üretici örgütü veya müteşebbis; ORSER tarafından belirlenen kurallara uygun hareket etmek zorundadır ve bu dokümantasyon ile materyalin uygun şekilde kullanımından direkt olarak sorumludur.

11. CERTIFICATION AND LABELLING OF PRODUCTS

• The certificate is issued after ealuaiton of the inspection report of The operator, group of operators or operators accepted by the control system by ORSER and the additional documents by the pre-evaluation unit and / or the certification unit.

• Any request for reduction of conversion period in organic farming shall be assessed in accordance with the criteria set out in national and international legislation. According to the NOP Regulation, the period of stay in the transition period cannot be reduced, a full compliance with the requirements of the relevant Law and Regulation is required for 3 years. The operator must submit written evidence to ORSER that he/she has fulfilled all the requirements for the last 3 years.

• Once the certification document has been signed by the competent authority, it shall be delivered to the operator, group of operators or operators. The certificate contains detailed description of The operator, group of operators or operators, certified products and reference numbers of the applicable standards.

• For organic products, then a product certificate is issued for domestic sales. An electronic control certificate (COI) is issued over the TRACES system for products to be exported abroad, and a Trancastion Certificate is issued for NOP organic quality product sales. In order to be able to issue control certificate, the transaction certificate and the product certificates, ORSER requires that the descriptive documents and the label information to be used on the product are transmitted. The product certificate and label authorization request form must be accompanied by these documents.

a - for vegetal products;

- information on harvest and / or product purchases made from each producer (producer's receipt),

- product transport information (delivery slips)

-stock -depot information

-weighing receipts etc.

b- for animal products

-daily production records

-feed records

-stock information

c-processed products

- buying and stock records of raw materials

- processing records

- cleaning records

-records related to the depots and transport etc.

d-for exported products

-documents relating to the product that constitute the source of the party to be exported (documents confirming the product source such as harvest records, purchase invoices and certificates, processing records, cleaning records, product stock, depot records etc.)

- invoices for product sales

-B/L documents

• ORSER evaluates The operator, group of operators or operators and related products on a regular basis for compliance with the rules, in relation to products that they have checked, certified, and allowed to use the logos.

• Use of ORSER logo ORSER Logo usage procedure (PR-07), use of TURKAK brand R10.06 "TURKAK accreditation mark" shall be carried out in accordance with the conditions for use of Türkak by the accredited institutions, and use of MINISTRY LOGO shall be carried out within the scope of related legislation.

• In organic farming, apply to ORSER using appropriate forms for product certification and label printing.

• The operator, group of operators or operators receiving product certification and / or label printing permission; Must comply with the rules set forth by ORSER and are directly responsible for the proper use of the material with this documentation.

12. SERTİFİKASYON ALANININ GENİŞLETİLMESİ, DARALTILMASI

Yürütülen üretim faaliyetlerinin sadece bazılarına ilişkin sertifikaya sahip üretici, üretici örgütü veya müteşebbis, kendi çalışmalarına ait organik üretim ve işleme ile ilgili diğer faaliyet alanları veya diğer üretim yerlerinde yürütülecek çalışmalar için (Sertifikasyon kapsamının genişletilmesi için) ORSER’ e talepte bulunabilir.

•    Bu amaçla,  müteşebbis ORSER’ e, doldurulan forma ilaveten talep edilen gelişmeye ilişkin gerekli dokümanların içinde yer aldığı dokümanları göndermelidir.  ORSER tarafından gerekli inceleme ve değerlendirmeler yapıldıktan sonra yeni bir sertifika verilebilecektir.

•    Müteşebbisin talebiyle gerçekleştirilen kapsam daraltmalarda müteşebbisin konu ile ilgili dilekçesi talep edilir. ORSER tarafından yapılan iş ve işlemleri sonucunda başvurduğu kapsamlarla ilgili Yaptırım Prosedürü (I-PR-01,PR-01) ve ürün NOP organik kalitede ise NOP Yaptırım Prosedürü (PR-14) doğrultusunda kapsam daraltmayı gerektiren ihlallerde müteşebbis yazılı olarak bilgilendirilerek kapsam daraltma işlemi uygulanır.

12.EXTENSION, RESTRICTION OF THE CERTIFICATION SCOPE

The operator, group of operators or operators who has certification for only some of the production activities carried out may apply to ORSER (for the extension of the scope of certification) for the activities carried out in other fields of activity related to organic production and processing of his work or in other places of production.

• For this purpose, the operator must send ORSER documents in addition to the completed form in the required documentation for the requested development. A new certificate will be issued after the necessary reviews and evaluations are made by ORSER.

• A related petition of the operator is requested for restrictions carried out on the operator request. In case of violations that require narrowing the scope in accordance with the Sanitation Procedure (I-PR-01, PR-01) and if the product is of NOP organic quality, NOP Sanction Procedure (PR-14) regarding the scope of work done by ORSER, restriction of the scope of certification shall be applied by informing the operator in writing.

13. KONTROL SİSTEMİ KURALLARINDA YAPILABİLECEK DEĞİŞİKLİKLER

ORSER’ in yetkili organları; kontrol organlarıyla ilgili ulusal veya uluslararası yönetmeliklerdeki güncellemeler ve değişikliklere göre, kontrollerden sonra revizyonun bir sonucu olarak ORSER Kontrol Sistemi ve/veya uygulanan ücretler listesinin kurallarını değiştirebilir.

•    Kontrol sistemi kurallarının değiştirme kararını takiben, ORSER tüm ilgili müteşebbisler ile iletişim kurarak değişiklikler hakkında bilgilendirme yapacaktır. Müteşebbisler bu kapsamda gerekli düzeltme faaliyetlerini gerçekleştirmek zorundadır.

 

İşbu rehber; ORSER KONTROL VE SERTİFİKASYON LTD. ŞTİ.’ nin bir dokümanı olmakla birlikte FR-004, I-FR-004 ve FR-051 Sözleşme Formunun bir parçasıdır.

13.CHANGES TO BE CONDUCTED IN THE CONTROL SYSTEM RULES

ORSER's authorized bodies; may change the rules of the ORSER Control System and / or list of charges applied as a result of the revision after the checks, according to the updates and amendments to the national or international regulations relating to the control bodies.

• Following the decision to change the control system rules, ORSER will communicate with all interested operators to inform them of the changes. The operators are obliged to carry out the necessary correction activities in this context.

 

Hereby the guide; is a document of ORSER KONTROL VE SERTİFİKASYON LTD. ŞTİ. And also is part of the Contract Form with FR-004, I-FR-004 and FR-051.

 

Document code: I-RH-01 Rev:00/07-2022